Para nadie es un secreto el enorme crecimiento de la tecnología, especialmente la de Internet en todos los ámbitos y actividades empresariales en nuestros días y, más aún, lo que se vislumbra en un futuro cercano; y el área de Recursos Humanos no podía quedar al margen de ello. Las TIC son herramientas poderosas que puestas al servicio de la formación incrementan las oportunidades de acceso al aprendizaje continuo y hacen posible que los conceptos de flexibilidad e interactividad se concreten. Un indicador del poder de las TIC en el aprendizaje es la importante inversión que actualmente están haciendo instituciones formativas, empresas y universidades.
Entre los principales indicadores que han demostrado ser mejorados por las TIC encontramos los siguientes: la eficacia de las tareas, reducción de costes, productividad, mejora de la comunicación interna y la coordinación, mejora del servicio, mejora de la calidad, reducción del tiempo para satisfacer las necesidades del cliente…
Casi todos los autores parecen coincidir en que las TIC contribuyen a la mejora de los indicadores anteriores gracias a la automatización de los procesos y la mejorar la velocidad de transmisión de la información Sin embargo, las nuevas tendencias parecen apuntar a que las TIC también pueden potenciar una nueva forma de organización del trabajo en las empresas.
Las TIC, que afectan masivamente a toda la organización, también implican una gran Optimización, automatización y agilización de los medios empleados en Recursos Humanos.
La informática ha facilitado las tareas habituales de los departamentos de RRHH proporcionándoles una serie de herramientas de gestión. En la actualidad, las áreas de personal cuentan con aplicaciones de software que les ayudan en procesos como la selección, formación, evaluación del personal o el cálculo de nóminas. De este modo, no sólo se está Optimizando el uso del tiempo y reduciendo los costes, sino que además mejorará la calidad de la información obtenida.
En la actualidad, gran parte de las empresas ya están informatizas; por tanto, el acceso a las nuevas tecnologías no suele estar muy limitado. El problema al que nos enfrentamos es la enorme cantidad de información que debemos manejar y seleccionar para hacer adecuadamente nuestro trabajo. A nivel de recursos humanos hay que hacer ver a los usuarios que la información que manejan pertenece a la compañía y que se ha de consensuar internamente como se trata esa información con la ayuda de especialistas, ya que el uso de herramientas de comunicación interna, como es el correo electrónico, ya no es efectivo. Por eso empieza a ser cada vez más frecuente el uso de herramientas colaborativas para la distribución interna de la información basada en flujos de trabajo y gestión documental y el nacimiento de servicios que potencien la comunicación hacia los clientes para darle el enfoque adecuado.
Nadie duda de que las nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) han supuesto para la vida de las personas y de las organizaciones un cambio tan importante que han pasado a ser de otra clase: comunidades virtuales, comunidades de aprendizaje a distancia, blogueros, dueños de su propia web, etc., serían ejemplos concretos de los cambios a lo que nos referimos.
Sin embargo, conviene no confundir cambio con innovación, pues mientras que aquel puede producirse sin que se introduzca en el sistema nada externo, la innovación consiste en la introducción en la vida de las organizaciones, grandes o pequeñas, de algún elemento procedente del exterior, que es la causa primordial del cambio que experimenta el conjunto de sus componentes. Se trata de introducir, por ejemplo, nuevos métodos en la formación de las personas, nuevas formas de organizar los tiempos y los espacios de trabajo, usos más eficaces de las NTIC, etc.
Hay ocasiones en que el nombramiento de un nuevo equipo directivo, externo al personal de una empresa, provoca nuevos procesos de gestión del negocio que suponen para todo el personal procedimientos desconocidos e incluso contrarios a los habituales. Diríamos que se trata de una innovación en el modo de dirigir la organización, que, si tiene éxito porque logra los objetivos y es aceptada por todos sus miembros, se integra en la cultura colectiva y puede cambiar, incluso, el modelo de organización. De ahí la importancia de gestionar eficientemente las innovaciones que se pretende introducir, pues, en caso contrario, provocan resistencias al cambio y pueden llevar al fracaso el proceso iniciado.
Los Recursos Humanos (RRHH), como importante subsistema de la empresa, no pueden quedarse al margen de los nuevos procesos que se gestionan con motivo de las nuevas TIC, tanto si los consideramos desde una perspectiva puramente interna (es responsable directamente de todo lo relacionado con la gestión de las personas), como si lo hacemos como vehículo de relación de la organización con el mundo exterior (selección de personal por empresas especializadas, búsquedas de talentos, etc.). Si nos fijamos en la selección de personal, los procesos habituales, que ya introducen algunas nuevas tecnologías (gestión on-line de los currículos de los candidatos, por ejemplo), así como referentes diferentes a los habituales (gestión por competencias), tienen que verse necesariamente afectados.
Pensemos en lo que puede suponer, para los siguientes aspectos de su desarrollo: fases del proceso, competencias deseadas, gestores y roles específicos o compartidos, relaciones entre gestores y clientes, la introducción de los procedimientos de comunicación entre todos los participantes por medio de la web, incluso, como ya ocurre de forma algo extraña por supuesto, en el caso de aplicación de algunas pruebas de diagnóstico de competencia,
Por una parte, desde nuestra actividad de Consultores de RRHH e implantadores de Software de Recursos Humanos, notamos la debilidad del Departamento de Recursos Humanos a la hora de implantar sistemas tecnológicos que ayuden en la gestión del Capital Humano.
- En las Empresas, sobre todo PYMES, existen inversiones en implantar sistemas ERP, pero que sobre todo se centran en los aspectos financieros, logísticos y de producción, mientras que en RRHH, a lo sumo se centran en implantar la nómina en el mejor de los casos. También existe la posibilidad, interesante también, de externalizarla en las diferentes fórmulas que existen en el mercado.
- Sin embargo, el profesional de RRHH tiene que lidiar con una elevada cantidad de información que rebasa los datos de nómina y los relacionados con ella. Por hacer una breve enumeración, podemos destacar los diferentes históricos y fichas personales de datos personales, formación y cursos realizados, puestos ocupados, evaluaciones del desempeño, potenciales de desarrollo profesional e itinerarios de carrera, incidencias, datos de selección de candidatos externos, informes de clima laboral, auditoría de RRHH, estructura organizativa, análisis y valoración de puestos de trabajo, sistemas de dirección por objetivos, política retributiva, retribución variable e incentivos, políticas de igualdad, RSE, y etc…
A todo esto hay que sumar, el esfuerzo necesario y las resistencias existentes frente a las tecnologías necesarias para adaptarnos a los nuevos sistemas degestión de personas basados en internet y entornos 2.0, que están presentando su tarjeta de visita, para quedarse, consolidarse y resultar imprescindibles para nuestro trabajo en muy poco tiempo. Desde nuestro punto de vista ya son necesarias. Estamos en los inicios, pero ya se pueden observar algunas orientaciones y tendencias importantes:
- Reclutamiento y Selección: caminamos hacia un horizonte de reclutamiento complejo y multivariado, que incluirá además de los medios tradicionales (prensa, agenda personal, espontáneos, bolsas de trabajo, portales de empleo generalistas y sectoriales, etc…), la propia base de candidatos internos capturados vía web y portal corporativo, redes profesionales (tipo Linkedin y Xing), redes verticales (sectoriales), redes sociales (Facebook, brachOut, Twitter, etc….), búsqueda directa en blogs, etc… Esto va a suponer que la búsqueda de talento va a ser más accesible, pero al mismo tiempo más costosa. El talento está más presente en la red, pero es necesario esfuerzo para encontrarlo. Antes nos conformábamos con poner un anuncio en prensa y esperar a las candidaturas recibidas. En definitiva, la especialización en esta función ya es necesaria en este momento.
- Sistemas de Evaluación y Diagnóstico de Competencias: a los tradicionales procedimientos de entrevista presencial, test psicotécnico escrito y pruebas profesionales, informes de evaluación escritos, petición telefónica de referencias personales, etc…,les están sustituyendo poco a poco los video-cv, los sistemas inteligentes online de diagnóstico de competencias (comparativa puesto-persona), las entrevistas online y videoconferencias (al menos como primera toma de contacto), el seguimiento en las redes de las referencias incluidas en el perfil del candidato, etc…
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